dnes je 1.6.2020

Input:

Vedení povinné dokumentace škol v roce 2020

27.3.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.1 Vedení povinné dokumentace škol v roce 2020

Bc. Lenka Polášková

Informácie platné podľa legislatívy v ČR!

Vedení povinné dokumentace definuje zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů (školský zákon).

Dokumentace musí být přizpůsobena a zohledněna povaze školy či školského zařízení. Nelze tedy stanovit jednotnou předlohu obsahové části vedení dokumentace všem školám a školským zařízením. Odlišovat se bude také povaha vedení dokumentace dle zřizovatele.

Je však nutno vzít na zřetel, že pokud je škola zařazena v rejstříku Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR, musí být povaha vedení školní a třídní dokumentace přizpůsobena požadavkům vyplývajícím ze školského zákona, a to bez ohledu na zřizovatele. To platí také pro lesní mateřské školy.

Školy a školská zařízení musejí mít součástí dokumentace následující dokumenty:

  • Rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147.

  • Evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen „školní matrika”).

  • Doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování.

  • Vzdělávací programy.

Vzdělávací programy zahrnuje § 4 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (v platném znění). Rámcové vzdělávací programy stanovují zejména konkrétní cíle, formy, délku a povinný obsah vzdělávání, a to všeobecného a odborného vzdělávání, podle zaměření daného oboru vzdělání, jeho organizační uspořádání, profesní profil, podmínky průběhu a ukončování vzdělávání a zásady pro tvorbu školních vzdělávacích programů, jakož i podmínky pro vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a nezbytné materiální, personální a organizační podmínky a podmínky bezpečnosti a ochrany zdraví. Podmínky ochrany zdraví pro uskutečňování vzdělávání stanovuje ministerstvo v dohodě s Ministerstvem zdravotnictví ČR. Rámcové vzdělávací programy vydává ministerstvo po projednání s příslušnými ministerstvy. Rámcové vzdělávací programy je možné v závažných případech měnit, a to s účinností nejdříve od začátku následujícího školního roku, pokud nejde o změny vyplývající z platných právních předpisů. V takovém případě ministerstvo, které rámcový vzdělávací program vydalo, zveřejní změnu s dostatečným časovým předstihem.

  • Výroční zprávy o činnosti školy.

  • Třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu.

Přestože v současné době Rámcový vzdělávací program pro předškolní vzdělávání ani žádná právní úprava nedefinuje zcela konkrétní požadavek na vedení zápisu v třídních knihách mateřských škol, jde o zcela zásadní dokument, který musí prokazatelně dokládat průběh výchovné a vzdělávací činnosti v průběhu dopoledne i odpoledne. 

Třídní kniha mapuje a dokladuje realizaci cílů definovaných ve Školním vzdělávacím programu a naplňování kompetencí, definovaných v jednotlivých integrovaných blocích. Třídní knihu nelze považovat za „formalitu“, ale za důležitý dokument prokazující – dokládající kvalitu výchovně-vzdělávacího procesu.

Třídní kniha by měla obsahovat průkazné údaje o poskytování vzdělávání a o jeho průběhu. Školský zákon nestanovuje požadavky na obsah a formu sdělení. Obsahem zápisu by mělo být to, co skutečně ve třídě proběhlo, tzn. činnosti, které se uskutečnily, nikoli to, co jsme si plánovali. Vzhledem k tomu, že mateřské školy pracují různými způsoby, je nabídnuto také více variant třídních knih. Všechny oficiálně vydané tiskopisy jsou pouze doporučené. Každá škola si z nich může vybrat takovou variantu, která jejímu školnímu vzdělávacímu programu a způsobu práce nejlépe vyhovuje. Záznamy do třídní knihy by měly být prováděny: denně po skončení přímé vyučovací práce učitelky.

  • Školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin (rozvrh se týká ZŠ; SŠ; VOŠ).

Ředitel školy vydává školní či vnitřní řád školy. Ten upravuje podrobnosti k výkonu práv a povinností dětí, žáků, studentů a jejich zákonných zástupců ve škole nebo školském zařízení a podrobnosti o pravidlech vzájemných vztahů se zaměstnanci ve škole nebo školském zařízení, provoz a vnitřní režim školy nebo školského zařízení, podmínky zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví dětí, žáků nebo studentů a jejich ochrany před sociálně patologickými jevy a před projevy diskriminace, nepřátelství nebo násilí. A dále obsahuje také pravidla pro hodnocení výsledků vzdělávání dětí, žáků a studentů. Školní řád nebo vnitřní řád musí být zveřejněn ředitelem školy na přístupném místě ve škole nebo školském zařízení, prokazatelným způsobem s ním ředitel seznámí zaměstnance, žáky a studenty školy nebo školského zařízení a informuje o jeho vydání a obsahu zákonné zástupce nezletilých dětí a žáků. Obvykle se jedná o místa přístupná dětem, žákům, studentům, jejich zákonným zástupcům a širší veřejnosti. Například úřední deska školy, průchozí prostory školy apod.

Častým nedostatkem školních řádů je absence data nabytí účinnosti a také platnost.

  • Záznamy z pedagogických rad.

  • Knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky.

  • Protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy.

Inspekční zprávy jsou veřejnými dokumenty. Nahlédnout do registru inspekčních zpráv České školní inspekce můžete ZDE.

  • Personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci.

Definuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

  • Dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy.

Například § 50 a 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů.

Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:

  • Jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky.

  • Údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání.

  • Datum zahájení vzdělávání ve škole.

  • Údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk.

  • Údaje o znevýhodnění dítěte, žáka nebo studenta uvedené v § 16 ŠZ, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných dítěti, žákovi nebo studentovi školou v souladu s § 16 a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení.

  • Údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání.

Ze strany zákonných zástupců dochází nezřídka kdy k úmyslnému zatajování informací o zdravotním stavu dětí a žáků. V této souvislosti lze odkazovat na § 22 odst. 3 písm. c).

Konkrétně:

Zákonný zástupce je povinen informovat školu a školské zařízení o změně zdravotní způsobilosti, zdravotních obtížích dítěte nebo žáka nebo jiných závažných skutečnostech, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání!

ZDROJ:

§ 28 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů (školský zákon):

Souhrnný přehled dokumentace školy

Školní matrika školy podle povahy činnosti školy musí obsahovat tyto údaje o dítěti, žákovi:

Jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství a místo trvalého pobytu,

údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,

datum zahájení vzdělávání ve škole,

údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,

údaje o tom, zda je dítě, žák nebo student zdravotně postižen, včetně údaje o druhu postižení, nebo zdravotně znevýhodněn; popřípadě údaj o tom, zda je dítě, žák nebo student sociálně znevýhodněn, pokud je škole tento údaj zákonným zástupcem dítěte nebo nezletilého žáka nebo zletilým žákem poskytnut,

údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,

datum ukončení vzdělávání ve škole,

jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu a adresa pro doručování písemností, telefonické spojení.

V souladu s § 28 odst. 4 školského zákona poskytuje škola a školské zařízení údaje ze školní matriky také osobám, které prokážou svůj nárok oprávněním stanoveným tímto nebo zvláštním zákonem. V praxi se jedná zejména o poskytování údajů soudům, Policii České republiky a dalším orgánům činným v trestním řízení, ČŠI a dalším kontrolním orgánům, zdravotním pojišťovnám apod. v rámci jejich zákonem vymezené působnosti. Údaje se poskytují také ČSÚ, podle zákona č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě.

  • Doklady o přijímání dětí a žáků.

  • Doklady o průběhu vzdělávání a jeho ukončování.

  • Výroční zprávy o činnosti školy.

  • Třídní knihy, které průkazně informují o průběhu vzdělávání.

  • Školní řád.

  • Rozvrhy hodin.

  • Záznamy z pedagogických rad.

  • Knihy úrazů, záznamy o úrazech dětí a žáků.

  • Protokoly o provedených kontrolách a inspekční zprávy.

  • Personální a mzdová dokumentace, hospodářská dokumentace a účetní evidence (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů).

  • Dokumentace stanovená zvláštními právními předpisy (například § 50 a 52 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů).

  • Doporučení školských poradenských zařízení.

  • Korespondence s orgány činnými v trestním řízení (Policie ČR), případně jinými orgány státní správy (OSPOD).

  • Individuální vzdělávací plány dětí a žáků (pokud byly uvedeny v Doporučení ŠPZ, před 1. 1. 2020).

  • Minimální preventivní program.

  • Krizový plán.

  • Systém odhalování speciálních vzdělávacích potřeb ve škole.

  • Systém hodnocení školy.

Směrnice a předpisy

Směrnice pro organizaci vzdělávání

Přijetí ke vzdělávání, jiné možnosti plnění povinné školní docházky (ZŠ) a povinného předškolního vzdělávání (MŠ), informace o postupech při neplnění povinné školní docházky a povinného předškolního vzdělávání, pravidla komisionálního přezkoušení, hodnocení žáků (ZŠ), vlastní hodnocení školy, organizace zotavovacích akcí a mimoškolních aktivit.

Provozní předpisy

Provozní řád (MŠ i ZŠ), organizace školního roku, přehled úkolů ředitele školy, systém vedení dokumentace, organizační řád (MŠ i ZŠ), systém ochrany osobních údajů školy a GDPR, řešení stížností a podnětů zákonných zástupců, podmínky vydávání opisů, stejnopisů a vysvědčení. Úplata za vzdělávání (MŠ). Spisový a skartační řád.

Ochrana osobních údajů podle GDPR

  • Nakládání s osobními údaji žáků + Vzorový výčet účelu zpracování osobních údajů žáků.

  • Správa zvláštních kategorií osobních údajů žáků + Vzorový výčet zpracování zvláštních kategorií osobních údajů žáků.

  • Správa osobních údajů různých subjektů + Přístupová oprávnění zaměstnanců k osobním údajům dle kategorií subjektů údajů.

  • Směrnice k ochraně osobních údajů a záznamy správce o činnostech zpracování osobních údajů.
    - Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o vzdělávání, žáků a zákonných zástupců nezletilých žáků.

  • Souhlas se zpracováním osobních údajů (žáků, zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání).
    - Podmínky ochrany osobních údajů zaměstnanců.

  • Analýza rizik zpracování osobních údajů.

  • Formuláře pro nakládání s osobními údaji.

  • Směrnice o bezpečnosti ICT.

  • Pokyn ředitele školy k užívání státních symbolů ČR.

Bezpečnost ve škole

  • Poučení žáků a dětí o bezpečnosti a ochraně zdraví v MŠ, ZŠ.

  • Požární a poplachové směrnice ve škole.

  • Péče o zdraví a bezpečnost dětí a žáků – základní desatero.

  • Plán opatření MŠ při vzniku mimořádné události a vyhlášení krizového stavu.

  • Traumatologický plán školy.

  • Evakuační plán školy.

  • Civilní ochrana.

  • Zásady chování žáků v případě ohrožení.

  • Hygienické normy pro žáky ve škole i doma.

  • Kategorizace prací.

  • Prevence úrazů.

  • První pomoc.

  • Lékařské prohlídky.

  • BOZP pedagogických pracovníků.

  • BOZ dětí a žáků.

  • BOZ při sportovních činnostech.

  • Charakteristika činnosti ve školství.

  • Prevence rizik z pohledu BOZ dětí a žáků.

  • Prevence rizikového chování ve škole.

Pracovně-právní problematika

  • Vnitřní směrnice ve školství pro oblast pracovního práva.

  • Vnitřní předpis školy o poskytování dovolené.

  • Postup pro provádění zkoušek při podezření z požití alkoholických nápojů nebo jiných návykových látek.

  • Vnitřní předpis školy o zvýšení odstupného.

  • Pravidla pro spolupráci s odborovou organizací

  • Směrnice školy k ochraně osobních údajů.

  • Vnitřní předpis školy o postupu při vypořádání škody způsobené zaměstnancem.

  • Vnitřní předpis školy k o postupu při porušení povinnosti zaměstnancem.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování penzijního připojištění se státním příspěvkem.

  • Vnitřní předpis školy k nárokům zaměstnance při překážkách v práci z důvodu jiných úkonů v obecném zájmu.

  • Vnitřní předpis školy k nárokům zaměstnance při důležitých osobních překážkách v práci.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele k nárokům při prostojích a při přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy nebo živelní událostí.

  • Vnitřní předpis školy ke stravování zaměstnanců.

  • Vnitřní předpis školy k vymezení dalších případů, kdy nevzniká povinnost zaměstnance k úhradě nákladů v souvislosti se zvyšováním kvalifikace.

  • Vnitřní předpis školy o poskytování cestovních náhrad.

  • Vnitřní předpis školy o používání silničních motorových vozidel při pracovních cestách.

  • Vnitřní předpis školy o postupu při odškodňování pracovních úrazů.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele o sociálním fondu a zásadách pro jeho používání.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele o ochraně věcí odložených zaměstnanci při plnění pracovních úkolů.

  • Vnitřní předpis školy o práci přesčas a o pracovní pohotovosti.

  • Vnitřní pracovní řád školy.

  • Vnitřní platový předpis.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele k nárokům na náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce.

  • Vnitřní mzdový předpis.

  • Kolektivní smlouva.

  • Podmínky pro poskytování odměn.

  • Vnitřní předpis zaměstnavatele pro uplatnění konta pracovní doby.

  • Kontrola zaměstnance.

  • Směrnice o postupu při pracovním úrazu.

  • Vznik pracovního poměru.

  • Změna pracovního poměru.

  • Ukončení pracovního poměru.

  • Plat (mzda).

  • Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

  • Náhrada škody.

  • Dovolená.

Přehled dokumentace, kterou obvykle požaduje k předložení při zahájení inspekční činnosti ve školách Česká školní inspekce (seznam se může lišit dle povahy inspekční, tematické či kontrolní činnosti ČŠI):

Seznam dokumentace požadované ČŠI:

  • Rozhodnutí ve věci zápisu změny v údajích vedených v rejstříku škol a školských zařízení.

  • Výkazy o mateřské škole S 1-01 k datu obvyklého statistického výkaznictví.

  • Školní vzdělávací program pro předškolní vzdělávání.

  • Školní řád mateřské školy.

  • Školní matrika všech dětí, vedená k termínu inspekční činnosti.

  • Kniha úrazů vedená k termínu inspekční činnosti.

  • Třídní knihy vedené k termínu inspekční činnosti.

  • Záznamy z jednání pedagogických rad vedené k termínu inspekční činnosti.

  • Personální složky pedagogů (doklady o vzdělání pedagogů včetně přehledu o dalším vzdělávání vedené k termínu inspekční činnosti).

  • Rozpis služeb učitelek – na příslušný školní rok, platný v termínu inspekční činnosti.

  • Pedagogická diagnostika o dětech vedená k termínu inspekční činnosti.

  • Hospitační záznamy ředitele školy vedené k termínu inspekční činnosti.

Školní jídelna – výdejna (dle příslušného školního roku, v  kterém probíhá inspekční činnost):

  • Počty zapsaných stravovaných dětí k… (z toho v režimu dietního stravování) – podklady pro sestavení výkazu Z 17-01.

  • Přehledy docházky dětí do MŠ za…

  • Seznamy stravovaných dětí (jejich zařazení do jednotlivých věkových skupin) za…

  • Vnitřní řád školní jídelny – výdejny na školní rok…

  • Smlouva mezi školou a provozovatelem stravovacích služeb na školní rok…

  • Spotřební koše za… až… (vyžádat si od provozovatele stravovacích služeb).

BOZ (doklady se vztahují k  aktuálnímu školnímu roku, pokud není uvedeno jinak):

  • Dokumentace k BOZ (vnitřní řády).

  • Poučení dětí o BOZ a seznámení s riziky (osnovy školení, zápis v třídních knihách apod.), BESIP (dopravní výchova), dokumentace k vybrané mimoškolní akci.

  • Osvědčení ředitele školy a dalších vedoucích zaměstnanců o absolvování školení BOZP a PO (poslední) – osnova školení, tematický plán a časový rozvrh školení, záznam o proškolení zaměstnanců BOZP a PO.

  • Doklady o proškolení zdravotníků (učitelů i jiných zaměstnanců, kteří poskytují první předlékařskou pomoc, i k zotavovacím akcím).

  • Dokumentace o rizicích (zaměstnanci, děti).

  • Mimořádné události (školení, vnitřní směrnice k mimořádným událostem).

  • Organizace první pomoci – traumatologický plán.

  • Smlouva o sjednání pojištění dětí na odškodnění úrazů k termínu inspekční činnosti.

  • Knihy úrazů – dětí MŠ, záznamy o úrazech dětí, vypořádání (likvidace) úrazů dětí – odškodnění.

    • Prověrka stavu BOZP (roční) a plán ozdravných opatření včetně odstranění nedostatků, revize, kontroly a odborné prohlídky ve vztahu k dětem), záznamy z kontrol provedených kontrolními orgány (KHS, KÚ, ČŠI, apod. – ve vztahu k BOZ).

Hodnocení ekonomických podmínek (kalendářní rok 20.. a  20.. ke dni inspekce):

  • Finanční vypořádání dotací a návratných finančních výpomocí poskytnutých podnikatelským subjektům ze státního rozpočtu za rok 2017 a Vyúčtování dotací ze státního rozpočtu období…

  • Oznámení o poskytnutí dotací ze státního rozpočtu (včetně účelových dotací – rozvojové projekty) a dotací z ESF na rok 20...

  • Vyúčtování dotací na rozvojové projekty za rok 20.. (pokud byly poskytnuty).

  • Údaje o čerpání účelových dotací ze státního rozpočtu (rozvojové projekty) a ESF v roce 20.. a 20.. ke dni inspekce (pokud byly poskytnuty).

  • Údaje o poskytnutí a čerpání účelových dotací z dalších zdrojů v roce 20.. a 20.. ke dni inspekce (pokud byly poskytnuty).

  • Účetní závěrka k…

  • Hlavní kniha za rok 20.. a 20.. (poslední zpracované období).

  • Údaje o vlastních zdrojích financování, finančních a věcných darech za rok 20.. a 20.. ke dni inspekce.

  • Údaje o investiční činnosti (vlastní zdroje, dotace a zřizovatel) za rok 20.. a 20.. ke dni inspekce.

Údaje z účetnictví:

  • Skutečné výdaje celkem (hlavní činnost) k … – týkající se investic, učebnic a učebních textů, učebních pomůcek a školení a vzdělávání.

  • Skutečné výdaje celkem za rok 20.. – týkající se ICT – ve vztahu k dětem – hardware, software, připojení k internetu.

Jiné zdroje – aktuální stav k termínu inspekční činnosti:

  • Poplatek za celodenní pobyt dítěte v Kč (měsíční).

  • Počet dětí úplně osvobozených od poplatku.

  • Celodenní stravné dítěte (děti 3–6 let, děti 7–10 let) a z toho za oběd.